又到了每年的这个时候，一年的结束了!这是与家人团聚、庆祝节日和为新年做准备的时间。对于企业主来说，为下一年做准备的一部分包括完成一些工资任务。年终工资任务对于确保员工得到正确的工资，准确地扣缴税款和报告，以及业务符合各种就业法律法规的要求是很重要的。
我们都知道您繁忙的日程安排，所以我们特意整理了一份年终工资清单，并为您的公司在新的一年步入正轨提供建议。为了帮助你提高自己规划的效率，我们做了一个可下载的年终工资清单也
我的年终工资处理职责是什么?
“我发现在年底跟踪工资和税务任务很有挑战性。”如果这听起来像你，你并不孤单。下面的清单会让你更轻松，让你有信心进入新的一年:
1.查看员工信息。
为了准确起见，我需要查看哪些雇员和承包商信息?
为了避免后续处理税务表格的潜在压力，请务必查看所有当前雇员和承包商的信息。虽然检查员工数据的准确性很重要，但以下细节应该是你的首要任务:
- 地址
- 出生日期
- 社会保险号码
- 员工姓名的正确拼写
- 最新名称更改
- 独立承包商的准确税号
- 当地的税收
对于承包商，你必须核实此人的税号，该税号可在W-9形式。
2.与你的员工沟通。
我应该和我的员工沟通什么?
虽然你可以通过反复检查W-2, W-9和1099表格来找到大部分员工信息，但如果你不确定我们上面列出的任何数据，请与你的员工核实。一定要让你的员工知道他们需要和你沟通关于地址、名字等的任何变化。
年底也是一个很好的时机来传达任何由于假期而可能发生的工资变化，因为你想让你的员工知道什么时候能拿到工资。
3.报告第三方支付。
如果我有第三方支付残疾赔偿金会怎样?
如果你有任何第三方支付的伤残赔偿金，确保一切都报告给你的工资提供商。
这些金额必须在纳税申报表和W-2文件上报告，因为及时性和一致性很重要。
4.协调何时处理工资单。
我如何处理年终提交工资单的流程?
随着年底的临近，注意联邦假日是很重要的。一定要留意你的薪资供应商发出的关于在这些假期期间提交薪资的截止日期的任何通信。此外，当你希望你的最终工资被处理时，与你的工资供应商协调。
此外，靠在一个工资的日历跟踪可能影响你存款计划的联邦假日。有一个工资日历还可以帮助你主动安排第一次和最后一次的工资。
5.提交附加福利。
如果我的公司提供附加福利怎么办?
附加福利应在你今年最后一次计划发工资之前提交给你的工资供应商。例如，对于2022年，附加福利应不迟于您上一次计划的2022年工资(支票日期为2022年)提交。
6.清理发票。
如何清理发票，为年底做准备?
12月是清理会计相关程序的好时候，所以当新的一年开始的时候，你会处于一个很好的位置。
确保运行记录，清除任何违规的未付发票。此外，删除未使用或已关闭的账户，清理任何存款。
7.开始提前思考。
在我的年终准备中还有什么需要补充的吗?
年底是时候开始思考你即将到来的业务目标，清理你的密码，并向你的员工提供反馈。
- 事业目标:你的事业目标不必等到新年。一定要把它们写下来，并在年底前与员工讨论。
- 清理密码:现在是更新任何可能过时的密码的好时机。不频繁更新密码可能是一个安全考虑因素。
- 提供员工反馈:员工是公司最大的资产，对公司的发展至关重要。这样，与员工就他们的表现进行沟通就提供了一个很好的框架，让他们知道他们目前在哪里，以及对来年有什么期待。
新年开始后我该做些什么?
你已经完成了年终任务，但现在该怎么办?一些年终关税将在新的一年执行。下面列出了新的一年的职责，帮助你确定接下来的工作:
1.计划提交年终工资税申报表。
我何时需要提交年终工资税申报表?
根据国税局一般来说，雇主必须通过向国税局提交所需的表格来报告支付给员工的工资、小费和其他报酬。你还必须报告存款税”。
这可能是你习惯的日常工作，然而，重要的是要记住，当你每年每个季度结束时，你要完全负责提交工资税申报表。
以下是国税局提供的每年1月31日到期的申报文件:
- 940年形成，雇主年度联邦失业税(FUTA)申报表。
- IRS表格941，雇主季度联邦纳税申报单。
- 检查上一季度的941表格，以确保你已经正确地报告和收取预扣税。如果仍有任何不一致之处，请对第四季度表格941进行更正。
如果你所在的州征收个人所得税，不要忘记检查该州的税收和劳动法要求，因为你还需要在适当的截止日期前提交州工资表。
美国国税局提供了所有就业税的申报截止日期在这里。
审查ACA报告要求。
我是否需要审查《平价医疗法案》(ACA)的报告要求?
在之前的博客中，我们回顾了《平价医疗法案》下雇主强制医保的历史和基本要求。作为一个快速概述，雇主强制要求适用的大雇主(ALEs)提供可负担的保险，并为其雇员提供最低价值。当一个雇主拥有50名或更多的全职员工(包括全职员工)时，该雇主被视为ALE。
美国国税局已经发布了2020年表格1094和1095的说明草案，这将帮助您准备ACA报告。
一般来说，你必须提交表格1094-C和1095-C表格如果是纸质申报，则在2月28日之前(如果是电子申报，则在3月31日之前)。表单也是如此1094-B和1095-B。
如果您希望获得明年合规方面的帮助，请了解更多有关我们的ACA合规导航器。
将W-2表格分发给你的员工。
我什么时候需要把w -2发给我的员工?
W-2表，工资和税收报表，显示了当年从员工工资中扣缴的收入和税款，是报税所必需的。虽然W-4表指示雇主在收集员工个人数据时应该拿出什么，但W-2表是一年中支付的工资和扣发的工资的摘要(多亏了W-4)。
填写W-4表格是员工的责任。填写W-2表格是雇主的责任。根据美国国税局的规定，W-2表格的B、C和2副本必须在1月31日之前提供给你的员工。的国税局上面写着:“如果表格填妥地址并在截止日期或之前寄出，你就符合提交要求。”
将1099表格分发给独立承包商。
如果我有独立承办商，我需要在什么时候寄出1099表格?
一个1099 - nec形式与W-9表的关系就像W-2表与W-4表的关系一样。但扣缴税款不作记录。像W-2表格一样，1099-NEC表格必须由雇主填写，并在1月31日之前提供给个人或实体。这张表格将报告支付给个人或实体的金额以及他们的报告细节(如姓名、地址、SSN或TIN)，但所有的税款都取决于这张表格的收款人。”
正如我们之前在这篇博客中提到的，a形式W-9将由承包商完成。W-9表格的主要目的是从收款人处获取详细信息，以便您正确填写1099-NEC表格。
审查各州最低工资的增长情况。
我在哪里可以找到各州最低工资的涨幅?
密切关注任何可能影响员工薪酬的因素是很重要的。州最低工资增长由劳工部(DOL)提供，也可以在你所在州的政府网站上找到。
但是，我们为你做了调查。你可以在我们最近的博客中找到所有州最低工资增长的完整概述，“你需要知道的2023个州的最低工资预期增长。”
对于上述所有信息，一定要检查你所在州的报告要求，并遵循国税局的指导方针。
更多有用的文章，请查看下面的链接:
想更深入地了解你所在州的工资和税率信息?查看我们的工资及税务门户，每年更新一次。
准备好打印出来的年终清单。
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